-食品メーカー、食品卸、飲食店、スーパー等から依頼を受け、冷蔵・冷凍食品の配送を行っていました。配送先ごとに納品時間が細かく指定され、温度帯や積載方法にも一定の管理が必要でした。

-一般貨物と異なり、冷蔵・冷凍配送では車両を走らせるための燃料だけでなく、冷凍機を稼働させるための追加コストも発生します。配送距離が短くても、積込み前の予冷や長時間の待機によって冷凍機の稼働時間が増える場合があり、走行距離だけでは運行原価を判断できませんでした。

-また、配送先では時間指定が厳しく、到着後すぐに荷下ろしできず待機するケースもありました。車両が止まっている間もドライバーの勤務時間や冷凍機の稼働は続くため、売上には直接表れない時間とコストが発生していました。

-納品先の営業時間や受入条件に間に合わない場合、持戻りや再配送が発生することもありました。返品・再配送が起こると、同じ荷物に対して再度車両と人員を使う必要があり、案件の採算に大きく影響していました。

-さらに、冷蔵・冷凍車両は通常車両に比べて設備が多く、冷凍機の点検、修理、定期的なメンテナンス費用も発生します。売上が安定していても、車両維持費まで含めると利益が想定より残らないことが課題となっていました。

-まず、「受注 → 配車 → 予冷 → 積込み → 配送 → 待機・荷下ろし → 帰庫 → 請求・入金」までの業務フローを確認し、車両・ルート・荷主ごとに収支を把握できる方法を整理しました。

-車両ごとに、売上、燃料費、高速道路料金、駐車場代等を整理し、さらに冷凍機に関係する燃料・電力使用や保守費用も分けて確認しました。走行に必要な費用と、温度を維持するための費用を区別して把握できる形にしました。

-配送ルートについては、走行距離だけでなく、積込み時間、待機時間、荷下ろし時間、帰庫までの時間を確認しました。短距離であっても拘束時間が長いルートについて、単純な距離単価だけで採算を判断しないようにしました。

-荷主ごとに、配送単価、配送回数、時間指定、待機時間、再配送の発生状況を整理しました。売上金額が大きい荷主でも、待機や持戻りが多ければ利益率が下がることを確認できるようにしました。

-持戻り・返品・再配送については、発生した日、原因、対象荷主、追加で必要となった走行時間・人件費を記録しました。追加料金を請求できた案件と、自社負担となった案件を区別し、再配送が利益に与える影響を把握できるようにしました。

-ドライバーの人件費についても、走行時間だけでなく、積込み、待機、荷下ろし、洗浄等に必要な時間を確認しました。配送件数だけではなく、一日の拘束時間全体に対してどれだけ売上が生まれているかを確認できる形にしました。

-冷凍機・車両本体の点検、修理、部品交換についても車両ごとに整理しました。特定車両で修繕費が増えている場合には、過去の維持費と売上を比較し、修理継続・入替えを検討するための情報を整えました。

-最後に、車両別・ルート別・荷主別の管理情報と月次の試算表を照合しました。経営者が、「どれだけ配送したか」だけでなく、「温度管理・待機・再配送まで含めてどれだけ利益が残ったか」を確認できる状態を目指しました。