-複数台のトラックを使用し、法人顧客から依頼を受けて、商品・資材等の輸送を行っていました。配送先や荷物の内容によって、走行距離、積載量、必要な時間が異なっていました。

-月全体の運送売上は把握していましたが、車両ごとの売上、燃料費、高速道路料金、ドライバーの人件費等が十分につながっておらず、「どの車両・どの運行が実際に利益を生んでいるのか」を確認しにくい状態でした。

-同じ売上金額の運行でも、近距離で効率よく回れる仕事と、長距離を走る仕事では必要な燃料費や高速料金が異なります。また、荷下ろし後に帰りの荷物がない場合には空車で戻る必要があり、売上が発生しない走行距離もコストとして発生していました。

-荷主や配送先によっては、積込み・荷下ろしまでの待機時間が長くなることもありました。トラックが動いていない時間でもドライバーの勤務時間は発生するため、走行距離だけでは一つの仕事に必要な負担を判断できませんでした。

-さらに、車検、タイヤ交換、定期点検、故障修理など、車両を維持するための費用も継続的に発生していました。車両購入時の借入返済もあるため、損益上の利益と、実際に会社へ残る資金の違いを把握する必要がありました。

-まず、「受注 → 配車 → 積込み → 運行 → 荷下ろし → 帰庫 → 請求・入金」までの業務フローを確認し、荷主・車両・運行をできる範囲で関連付けて管理できる方法を整理しました。

-車両ごとに、売上、燃料費、高速道路料金、駐車場代、フェリー代等の運行に直接関係する費用を整理しました。複数車両分をまとめて請求される燃料カード等についても、利用明細から車両別に確認できるようにしました。

-ドライバーの人件費については、確認可能な勤務・運行記録をもとに、走行時間だけでなく、積込み・荷下ろし・待機等を含めた稼働状況を整理しました。実際に車両が走っている時間だけを原価と考えない管理を目指しました。

-運行については、実車で荷物を運んだ区間と、空車で移動した区間を確認しました。往路の売上だけを見るのではなく、帰りの回送まで含めて、一つの仕事を完了するために必要となった走行距離・時間・費用を把握できるようにしました。

-荷主ごとに、運賃、配送回数、走行距離、待機時間等を整理しました。同じ荷主から継続して受注している案件についても、売上規模ではなく、実際に必要となる車両・人員・時間を踏まえて採算を比較できるようにしました。

-車検、点検、修理、タイヤ交換等の費用についても車両別に整理しました。一時的な大きな修繕費と、日常的な維持費を分けて確認し、特定の車両で修理費が増加していないかを把握できるようにしました。

-車両購入については、取得価額、減価償却、借入金の返済予定を整理しました。会計上の費用と実際の返済額を区別し、「その車両が利益を生んでいるか」と「車両代を含めて資金が回っているか」をそれぞれ確認できるようにしました。

-最後に、車両別・荷主別の管理情報と月次の試算表を照合しました。経営者が、売上高だけではなく、燃料・高速代・人件費・維持費を差し引いた後にどれくらい利益が残るのかを確認できる状態を目指しました。