-事故やキズ・へこみの修理を中心に、板金、塗装、部品交換等を行う工場を運営していました。一般のお客様から直接依頼を受ける案件に加え、自動車保険を利用した事故修理にも対応していました。

-一つの修理案件でも、交換部品、塗料、パテ・研磨材等の副資材、板金作業、塗装作業、脱着作業など、複数の工程と費用が発生します。そのため、見積金額は把握できていても、実際にどの工程でどれだけ原価がかかっているのかを確認しにくい状態でした。

-特に保険修理では、修理見積、保険会社との確認、追加損傷の発見、協定金額の調整などによって、当初見積と最終的な請求内容が変わることがありました。作業はすでに進んでいるのに、請求額が確定していないケースでは、案件の利益を途中で判断しにくくなっていました。

-また、部品交換では新品部品、中古部品、リビルト品などを使い分けることもあり、仕入価格が案件ごとに異なります。塗装についても、使用する塗料や材料、色合わせに必要な時間によって負担が変わるため、同じように見える修理でも採算が大きく異なることがありました。

-修理期間中にお客様へ代車を提供する場合には、代車の維持費や保険、燃料、清掃等のコストも発生します。修理期間が長引くほど代車の稼働にも影響するため、作業原価だけでなく、案件全体の負担を把握する必要がありました。

-まず、「入庫 → 損傷確認 → 見積 → 保険会社等との確認 → 部品発注 → 板金・塗装 → 完了確認 → 納車 → 請求・入金」までの流れを整理し、車両ごとに案件番号を設定しました。

-品代については、仕入先、対象車両、部品内容、仕入価格を案件ごとに整理しました。新品、中古、リビルト等の違いも確認し、お客様への請求額と実際の部品原価を対応させて確認できる形にしました。

-塗料・副資材については、案件ごとの厳密な消費量をすべて細かく記録するのではなく、主要な材料費と月間使用状況を確認しました。塗装売上と材料費の推移を比較し、材料原価が高くなっている時期や案件を把握しやすくしました。

-自社スタッフの作業については、板金、塗装、脱着、仕上げ等の工程ごとに、確認可能な作業記録を整理しました。見積上の工賃だけでなく、実際にどの工程へどれくらい時間を使っているのかを確認できるようにしました。

-外注作業については、ガラス交換、特殊塗装、機械加工等、外部業者へ依頼した内容を案件ごとに整理しました。外注先からの請求額とお客様への請求内容を対応させ、外注が増えた案件の採算を確認できるようにしました。

-保険修理については、当初見積、追加損傷、追加部品、協定金額、最終請求額を分けて管理しました。作業が進んだ後に追加費用が発生した場合でも、どこまで請求に反映されているのかを確認できるようにしました。

-代車についても、どの案件で何日使用したのかを把握し、必要に応じて案件別の負担を確認しました。修理期間が長い案件について、作業だけでなく代車利用期間も含めて採算を振り返ることができるようにしました。

-再修理や手直しが発生した場合には、対象車両、原因、追加部品、追加作業時間を記録しました。追加売上が発生しない対応についても、工場の稼働や利益にどれだけ影響しているかを確認できるようにしました。

-最後に、車両ごとの売上、部品原価、材料費、作業時間、外注費、代車等を月次の試算表と照合しました。経営者が、「売上の大きい修理」ではなく、「実際に利益が残る修理」がどのような案件なのかを確認できる状態を目指しました。