-自動車の一般整備、定期点検、故障修理、オイル・タイヤ・バッテリー等の部品交換を行う整備工場を運営していました。個人のお客様だけでなく、法人車両のメンテナンスにも対応していました。

-一つの整備案件には、部品代、油脂類、消耗品、整備士の作業時間など、複数のコストが発生します。請求書上では部品代と工賃を分けていても、その工賃に対して実際にどれくらいの作業時間がかかったのかまでは十分に把握できていませんでした。

-特に故障診断を伴う修理では、原因特定までに時間がかかる場合があります。実際の交換作業は短くても、診断・確認・試運転等に多くの時間が必要となることがあり、単純に交換した部品だけを基準に採算を判断することが難しくなっていました。

-また、板金・塗装、電装作業、特殊な修理等については、外部の専門業者へ依頼することもありました。お客様への請求額と外注先への支払額は確認できても、引取・納車、手配、確認等を含めた自社側の負担まで含めて、案件全体の利益を整理できていませんでした。

-部品についても、よく使用する消耗品を在庫として保有する一方、特定車種用の部品は案件ごとに取り寄せていました。返品できない部品や、注文後に作業内容が変更されたことで使用しなかった部品が残ることもあり、帳簿上の部品在庫と実際の保管状況を把握することも課題となっていました。

-修理後に同じ不具合が発生し、再点検・再整備を行う場合には、お客様へ追加請求できないこともあります。再整備の件数や作業時間が記録されていないと、表面上は売上が上がっていても、実際の整備士の稼働に対してどれだけ利益が残っているのか見えにくい状態でした。

-まず、「入庫 → 点検・診断 → 見積 → 部品発注 → 整備・修理 → 完了確認 → 納車 → 請求・入金」までの流れを確認し、車両・作業単位で売上と費用を対応させる管理方法を整理しました。

-整備案件ごとに管理番号を設け、作業指示書、見積書、部品仕入、外注請求書、お客様への請求書、入出金記録を関連付けました。一台の車に対して、何を行い、何に費用がかかったのかを後から確認できる状態にしました。

-部品については、案件専用で取り寄せた部品と、日常的に使用する在庫部品を区別しました。取り寄せ部品は対象車両・作業と紐付け、在庫部品については主要な品目を中心に入出庫を確認し、必要以上に細かくならない管理方法を整えました。

-整備士の作業については、確認可能な作業記録をもとに、点検、診断、交換、調整、試運転等にかかった時間を整理しました。請求上の工賃だけでなく、実際にどれくらいの時間を使って、その売上をつくっているのかを確認できるようにしました。

-外注作業については、外注先、作業内容、請求金額、対象車両を明確にしました。お客様への請求額との差額だけを見るのではなく、自社側で発生する手配・確認・引取等の業務も含めて、案件としての採算を確認できるようにしました。

-診断に時間がかかった案件については、交換部品の金額だけではなく、原因特定に必要となった作業時間を確認しました。作業難易度に対して現在の工賃設定が適切かを振り返り、今後の見積条件を検討するための情報を整えました。

-再整備・保証対応についても、対象車両、原因、追加で必要となった部品・作業時間、追加請求の有無を記録しました。単に「無料対応」で終わらせず、再整備がどの程度工場の稼働や利益に影響しているのかを確認できるようにしました。

-最後に、整備案件ごとの売上・部品費・外注費・作業時間と、月次の試算表を照合しました。経営者が、売上高だけでなく、どの種類の整備が利益につながり、どの作業に時間や費用がかかっているのかを把握できる状態を目指しました。