-工場や物流倉庫を中心に、照明設備、動力設備、分電盤、配線、機械設備への電源工事などを請け負っていました。新設だけでなく、設備更新やレイアウト変更に伴う改修工事も多く、案件ごとに工期や施工内容が大きく異なっていました。

-工場・倉庫の工事では、ケーブル、配電盤、ブレーカー、照明器具、配管・配線材料等の金額が大きくなりやすく、現場によっては複数回に分けて材料を発注していました。仕入先からまとめて請求されることもあり、どの工事に、どれだけの材料費がかかっているのかを途中段階で把握しにくい状態でした。

-自社スタッフだけでなく、電気工事の協力会社や高所作業、特殊作業等を外部へ依頼する場合もありました。工事期間が長くなると、外注先からの請求時期も分かれるため、すでに発生している原価と、今後発生する予定の原価を分けて確認する必要がありました。

-また、工場を稼働させながら施工する案件では、施工可能な時間帯が限定されることがあり、休日工事や夜間対応、工程の変更が発生していました。お客様側の生産スケジュール変更によって工期が延びると、当初の見積には含まれていなかった人工や外注費が増加することもありました。

-工事途中で、機械設備の追加、配線ルートの変更、電源容量の変更など、仕様変更が発生するケースもありました。現場ではすぐに対応していても、追加原価と追加請求の整理が遅れると、工事完了後に想定より利益が少ないことが分かるという課題がありました。

-まず、「見積・契約 → 材料・機器発注 → 施工 → 工程変更・追加工事 → 完了・検収 → 請求・入金」までの業務フローを確認し、現場ごとの管理番号を基準に資料を整理しました。

-材料費については、ケーブル、盤類、照明、配管材料等の請求書・納品書を確認し、対象現場を明確にしました。複数現場分が一括請求される場合は、発注記録や納品先をもとに内訳を整理し、現場単位で材料原価を把握できる形にしました。

-自社スタッフについては、可能な範囲で現場別の作業記録を確認し、通常工事、夜間工事、休日対応などを分けて把握しました。協力会社への支払いについても、対象工事、施工内容、期間を確認し、外注費を案件単位で整理しました。

-工期の長い案件については、すでに発生した材料費・人工・外注費と、完成までに今後必要となる費用を分けて確認しました。「今までいくら使ったか」だけでなく、「完成までにあといくら必要か」を把握できる管理資料を整えました。

-仕様変更や追加工事については、変更内容、追加材料、追加作業、外注先への追加発注、お客様への追加請求を対応させました。当初契約分と追加分を分けて管理し、追加対応によって原価だけが増えていないか確認できるようにしました。

-工場の稼働スケジュールに合わせた夜間・休日工事についても、通常工事と分けて原価を確認しました。人件費や外注費の増加を把握し、今後同様の案件を受注する際の見積条件を検討できるようにしました。

-入金については、着手金、中間金、完了後の残金など、契約ごとの条件を確認しました。工事の進捗と請求・入金状況を対応させ、未請求の工事と請求済み未入金を分けて管理しました。

-最後に、工事別の収支と月次の試算表を照合し、経営者が「どの現場で利益が出ているのか」「どの現場で原価が増えているのか」「完成までにどれくらい資金が必要なのか」を確認できる状態を目指しました。