-新築住宅や住宅リフォームを請け負い、自社スタッフと大工・電気・設備・クロス等の協力業者が連携しながら、複数の現場を進めていました。

-工事では、木材、建材、住宅設備、内装材等、多くの材料を使用します。仕入先から複数現場分をまとめて購入するケースもあり、月全体の仕入金額は分かっていても、どの現場にどれだけの材料費がかかっているのかを把握しにくい状態でした。

-人件費についても、自社スタッフが一つの現場だけを担当するとは限らず、複数現場を行き来することがありました。また、大工、電気工事、設備工事等を協力会社へ依頼するため、自社の人件費と外注費を含めた現場全体の原価を確認する必要がありました。

-工事途中には、お客様からの設備変更、間取り変更、材料のグレード変更など、当初の契約にはなかった追加工事が発生することもありました。追加材料や人工は発生している一方で、追加見積・追加請求が十分に整理されていないと、売上は増えないまま工事原価だけが増えてしまう可能性がありました。

-また、新築工事は契約から完成まで一定の期間が必要です。着手金・中間金等の入金がある一方、材料代や協力業者への支払いが先行することもあり、現在の口座残高だけでは、現場完成までに必要な資金を判断しにくいことも課題となっていました。

-まず、「見積・契約 → 着工 → 材料発注 → 各工程の施工 → 追加・変更工事 → 完成・引渡し → 請求・入金」までの流れを確認し、工事ごとの管理方法を整理しました。

-現場ごとに管理番号を設け、見積書、契約書、材料の納品書・請求書、協力業者からの請求書、入出金記録を関連付けました。複数現場分が一枚の請求書に含まれる場合も、可能な範囲で現場別に振り分け、材料の購入先ではなく、実際に使用した現場を基準に原価を把握できるようにしました。

-自社スタッフについては、確認可能な勤務・作業記録をもとに、現場ごとの作業時間を整理しました。外注についても、大工、電気、設備、内装等の業種別に支払内容を確認し、一つの工事を完成させるために必要となる人工・外注費を把握できるようにしました。

-追加工事や仕様変更については、変更内容、追加見積、材料の追加発注、協力業者への追加依頼、お客様への請求状況を整理しました。当初契約分と追加工事分を分けて管理し、原価だけが先に増えていないかを確認できるようにしました。

-進行中の現場については、すでに発生した原価だけでなく、完成までに今後必要となる材料費・人件費・外注費も確認しました。当初の見積原価と現在までの実績、今後の見込原価を比較し、完成する前の段階から最終的な利益を予測できる資料を整えました。

-お客様からの着手金・中間金・残金についても、契約内容、工事の進捗、請求状況、入金状況を対応させました。単に銀行への入金額を見るのではなく、工事ごとの未請求・未回収金額を確認できるようにしました。

-資金繰りについては、今後予定されている材料代、協力業者への支払い、給与等と、お客様からの入金予定を整理しました。利益が見込める工事でも、支払いが先行する場合にはどれくらいの運転資金が必要なのかを確認できるようにしました。

-最後に、工事別の管理資料と月次の試算表を照合し、経営者が「どの現場が順調なのか」「どの現場で原価が増えているのか」「完成時にどれくらい利益が残る見込みなのか」を確認できる状態を目指しました。