-日本国内で展示会、企業イベント、ブランドのプロモーションイベント等を企画・運営していました。案件によっては、日本企業同士のイベントだけでなく、海外ブランドの日本展開や、外国企業と日本企業による共同企画にも対応していました。

-一つのイベントには、会場使用料、ブース・装飾施工費、デザイン・印刷費、機材レンタル費、運営スタッフ費、警備・配送費など、多くの外部業者が関係します。さらに、海外企業が参加する案件では、通訳・翻訳、海外側の制作会社や出演者への支払いなども発生していました。

-顧客から受け取る金額には、企画・運営のサービス料だけでなく、会場費や施工費などをまとめて請求するケースもありました。そのため、「案件の売上金額」と「会社自身が提供したサービスから得られる利益」の違いを把握しにくい状態でした。

-また、イベント業務では開催前に会場費や制作費、外注費の一部を先に支払うことがあります。一方、顧客からの入金は契約時、開催前、終了後などに分かれるため、利益が見込める案件でも、一時的に大きな資金負担が発生することが課題となっていました。

-開催直前には、展示内容の変更、追加施工、機材追加、スタッフ増員などが発生することもありました。追加費用が発生しても、顧客への追加請求と外注先への追加発注が十分に整理されていないと、イベント終了後に想定より利益が少ないことが分かるという状況もありました。

-海外企業との案件では、日本語・英語・中国語等の見積書や請求書が混在し、外貨での入金・支払いも発生していました。国内外の資料や資金移動を、一つの案件としてつなげて管理する必要がありました。

-まず、「企画・見積 → 契約 → 会場・業者手配 → 制作・準備 → イベント実施 → 精算・請求 → 入金」までの流れを確認し、案件番号を基準に見積書、発注書、請求書、支払記録を整理しました。

-案件ごとに、会場費、施工・装飾費、デザイン・印刷費、機材費、スタッフ費、配送費等をまとめ、どのイベントのために、誰へ、いくら支払ったのかを確認できるようにしました。

-顧客への請求についても、企画・運営料、制作費、外注先への支払いに関連する金額など、内容ごとに整理しました。単純に請求総額を見るのではなく、契約内容と実際の役割を確認しながら、案件の収益構造を把握できるようにしました。

-イベント開催前に支払う会場の予約金や制作会社への前払金については、支払時点ですべて当月の費用として判断するのではなく、対象となる案件・開催時期と対応させて管理しました。

-追加施工や仕様変更が発生した場合には、追加発注の内容、外注先への支払額、顧客への追加請求の有無を整理しました。当初見積と追加対応を分けて管理し、どの変更によって利益が変わったのかを確認できるようにしました。

-海外ブランドや外国企業が関係する案件では、日本側と海外側の契約・請求資料を案件単位で整理しました。外貨建ての入金・支払いについても、請求額、円換算額、送金手数料等を確認し、海外取引だけが別管理にならないようにしました。

-通訳・翻訳、海外クリエイターや出演者への支払いがある場合も、対象となるイベントや業務内容と紐付けました。単に「海外外注費」として処理するのではなく、イベントを実施するために必要となったコストの一部として把握できる状態を整えました。

-資金繰りについては、顧客からの入金予定と、会場、制作会社、施工会社等への支払予定を一覧化しました。利益が出る案件であっても、開催前にどれくらいの資金が必要になるのかを確認し、複数案件を同時に進める際の資金負担を把握できるようにしました。

-最後に、案件別の収支と月次の試算表を照合し、「売上規模の大きいイベント」ではなく、「実際に会社へ利益が残るイベント」がどのような案件なのかを確認できる管理資料を整えました。