-日本企業、外国企業、個人事業者など幅広い顧客に対し、商談・会議・展示会等での通訳、契約書や会社資料、Webサイト、商品資料等の翻訳サービスを提供していました。

-案件によって、時間単位・半日・一日単位で料金を設定する通訳と、文字数・ページ数・内容の専門性等によって料金が変わる翻訳があり、同じ「通訳・翻訳」というサービスでも収益構造が異なっていました。

-自社スタッフだけでは対応できない言語や専門分野については、国内外のフリーランス通訳者・翻訳者や協力会社へ外注していました。しかし、外注費、交通費、宿泊費、送金手数料等が案件ごとに十分整理されておらず、「受注金額は大きいが、実際にどれくらい利益が残っているのか」を把握しにくい状態でした。

-翻訳案件では、納品後に追加修正や表現変更が発生することもありました。通訳案件でも、事前打ち合わせ、資料確認、専門用語の準備、移動時間など、実際のサービス提供時間以外にも多くの工数が必要でした。こうした時間が見えないままでは、案件の採算を正確に判断することが難しくなります。

-また、国内顧客への請求だけでなく、海外企業から外貨で入金される案件や、海外の協力者へ外貨で支払う案件もありました。請求、入金、外注先への支払いのタイミングが異なるため、売上・利益だけでなく、案件ごとの回収状況と資金の流れを整理することも課題となっていました。

-まず、「問い合わせ・見積 → 受注 → 通訳・翻訳者の手配 → 業務実施・納品 → 請求 → 入金 → 外注先への支払い」までの流れを確認し、案件番号を基準に見積書、発注内容、納品記録、請求書、入出金記録をつなげました。

-通訳案件については、実際の通訳時間だけでなく、事前打ち合わせ、資料確認、移動、必要に応じた宿泊等の付随業務も整理しました。お客様へ請求する時間と、会社側で実際に必要となる時間・費用を分けて確認できるようにしました。

-翻訳案件については、対象言語、文字量・ページ数、納期、専門性、修正回数等を案件ごとに整理しました。当初の見積範囲を超える追加修正や急ぎ対応についても記録し、通常対応と追加対応を区別して、料金設定を検討できるようにしました。

-外部の通訳者・翻訳者を利用する案件では、誰に、どの案件を、いくらで依頼したのかを明確にしました。複数案件分の請求がまとめて届く場合も内訳を確認し、顧客への売上と外注先への支払いを案件単位で対応させる管理方法を整えました。

-海外の協力者や企業との取引については、契約・請求内容、通貨、送金額、送金手数料を確認しました。外貨建ての請求額と実際の円換算額を整理し、国内取引と海外取引が混在しても、案件ごとの収支を追えるようにしました。

-顧客への請求についても、着手時の前受金、納品後の残金、月末締めの法人請求など、案件ごとの条件を確認しました。入金された金額だけを見るのではなく、請求済み・未入金・これから請求する案件を分けて把握できるようにしました。

-単発の通訳・翻訳案件と、毎月継続して発生する翻訳・多言語対応案件も分けて整理しました。売上金額だけでなく、毎月必要となる対応時間や外注費を比較し、継続案件が安定した利益につながっているかを確認できるようにしました。

-最後に、案件別の管理情報と月次の試算表を照合しました。経営者が、「どの言語・どのサービス・どの顧客で売上が発生し、どこに人手と費用がかかっているのか」を確認し、料金設定や外注体制を検討できる数字に整理しました。