-外国人経営者が日本でハウスクリーニング会社を運営し、賃貸物件の退去後清掃、一般家庭のスポット清掃、法人向けの定期清掃などを行っていました。

-案件によって、自社スタッフが対応する場合と、提携している外注業者へ依頼する場合がありました。売上金額は把握していましたが、外注費やスタッフの人件費が案件ごとに整理されておらず、「どの案件で、最終的にいくら利益が残ったのか」を確認しにくい状態でした。

-また、清掃料金が同じでも、物件の広さや汚れの程度、移動距離、作業人数によって必要な時間は大きく異なります。遠方の現場では、高速代、ガソリン代、駐車場代なども発生し、作業時間だけでなく移動時間もスタッフの稼働に影響していました。

-清掃後に管理会社やお客様から追加対応を求められ、再清掃が発生するケースもありました。追加料金を請求できる場合もあれば、自社負担で対応する場合もあり、再清掃がどの程度利益を圧迫しているのかを把握する必要がありました。

-さらに、外注先への支払いとお客様からの入金時期が異なることもありました。案件数が増えると、外注費や給与の支払いが先行し、売上が伸びていても手元資金が不足する可能性があるため、案件別の利益と資金繰りをあわせて管理することが課題となっていました。

-まず、「受注 → 日程調整 → スタッフ・外注先の手配 → 清掃 → 完了確認 → 請求 → 入金」までの業務フローを確認しました。案件番号を設定し、見積書、作業指示、外注先からの請求書、お客様への請求書、入出金記録を関連付けました。

-案件ごとに、売上金額、自社スタッフの作業時間、外注費、清掃資材費、交通費、駐車場代などを整理し、清掃料金から直接かかった費用を差し引いた案件ごとの採算を確認できるようにしました。

-自社スタッフが対応した案件については、作業時間だけでなく、現場までの移動時間や準備・片付け等も含めて、確認可能な勤務記録から人件費との関係を整理しました。単純に作業時間だけを見て利益を判断しない管理を目指しました。

-外注案件については、どの案件を、誰に、いくらで依頼したのかを明確にしました。複数案件分をまとめて請求される場合も、案件ごとの内訳を確認し、お客様への請求金額と外注費との差額だけでなく、会社側の管理・手配にかかる負担も含めて採算を確認できるようにしました。

-外注先との取引については、単に「外注費」として処理するだけではなく、契約内容や実際の業務内容を確認しました。自社スタッフへの給与と外注先への業務委託費を混同せず、実態に沿った会計処理と資料管理ができるよう整理しました。

-清掃資材についても、洗剤、消耗品、清掃道具等を整理しました。案件ごとに直接使用するものと、複数案件で共通して使用するものを分け、必要以上に細かい管理にならないよう、現場で続けられる方法を検討しました。

-再清掃やクレーム対応については、発生した案件、原因、追加作業時間、外注先への追加支払い、お客様への追加請求の有無を記録しました。再清掃を単なる「無料対応」で終わらせず、利益にどの程度影響しているのかを確認できる情報を整えました。

-定期清掃とスポット清掃についても分けて確認しました。毎月安定した売上がある定期案件と、単価は高くても作業量や移動負担が大きいスポット案件を比較し、売上高だけでは見えない違いを把握できるようにしました。

-最後に、案件管理の情報と月次の試算表を照合し、未入金の売上、外注先への未払金、今後の給与・外注費の支払いを整理しました。経営者自身が、「今月何件受注したか」だけでなく、「その仕事から実際にいくら残り、今後いくら支払いが必要なのか」を確認できる状態を目指しました。