-外国人経営者が日本で広告会社を運営し、日本企業や店舗に対して、SNS運用、投稿コンテンツの制作、広告配信、インフルエンサーとの連携などを提供していました。Instagram等に加え、中国語圏のお客様への情報発信を目的とした小紅書やWeChatの運用にも対応していました。

-顧客への請求には、月額運用料、写真・動画の制作料、広告運用手数料、実際に配信する広告の予算などが含まれていました。しかし、それぞれの金額がまとめて入金されるため、「顧客から受け取ったお金のうち、どれが自社のサービスの対価で、どれが今後の広告配信や精算に関係するものなのか」を把握しにくい状態でした。

-中国語コンテンツの制作や海外向けの施策では、海外の制作会社、編集者、インフルエンサー等へ業務を依頼していました。日本語の顧客契約と、中国語等の発注・請求・支払記録が別々に保管されており、海外への支払いが、どの顧客のどの施策に対応しているのかを確認するために、複数の資料を探す必要がありました。

-また、広告配信に向けて先に入金・チャージした金額と、実際に配信に使用された金額には差がありました。実施時期の変更や翌月への繰越しもあるため、銀行から支払った金額だけでは、その月にどの顧客の広告にいくら使ったのか、未使用分がいくら残っているのかを把握できていませんでした。

-月額運用では、投稿制作に加え、翻訳、顧客との打ち合わせ、修正依頼への対応、海外協力先との連絡、レポート作成などにも時間がかかっていました。受注件数が増えても、契約に含まれる業務の範囲と、実際に発生している作業量が合っているかを確認できず、忙しさに対して利益が残りにくい案件を見分けることが課題となっていました。

-まず、「顧客との契約 → 企画・制作 → 投稿・広告配信 → 実施報告 → 請求・入金 → 協力先への支払い・精算」までの業務フローを確認しました。顧客、対象媒体、広告アカウント、制作・配信の担当者を整理し、日本側と海外側の業務を一つの案件として確認できるようにしました。

-顧客への請求内容を、月額運用料、制作料、広告運用手数料、媒体への配信予算などに分けて確認しました。広告予算を一律に自社売上や預り金と決めるのではなく、契約内容と実際に担う役割を確認し、会計上の取扱いと、経営管理上把握したいサービス収入の内訳を整理しました。

-広告アカウントへの入金・チャージについては、対象顧客、入金額、実際の配信使用額、未使用残高を対応させました。繰越しや返金がある場合も契約・精算内容を確認し、「支払った金額」と「配信に使われた金額」を混同しない管理方法を整えました。複数顧客分をまとめて支払う場合には、顧客別の内訳を残す運用にしました。

-海外の制作会社やインフルエンサーへの支払いについては、契約先、対象業務、請求金額、通貨、送金先を確認しました。発注内容、納品データ、公開した投稿、実施報告、送金記録等を案件ごとに関連付け、誰に、何の対価として支払ったのかを説明できる資料を整理しました。外貨建ての請求額と円換算額、送金手数料の関係も確認しました。

-制作・投稿案件については、発注時の前払い、納品・公開後の残金、キャンセルや追加制作に伴う精算を分けて確認しました。予定していた投稿が翌月へ変更された場合なども、支払日だけで処理を判断せず、契約条件と実施状況を確認できるようにしました。

-月額運用の採算については、外注費だけでなく、自社スタッフの企画、翻訳、修正対応、顧客との連絡、報告書作成等にかかった時間を、確認可能な記録から整理しました。契約に含まれる投稿本数や修正対応の範囲と実際の作業を比較し、追加業務が増えている案件や、対応時間に対して料金が見合っているかを検討するための情報を整えました。

-資金面では、顧客からの入金予定と、媒体への入金、海外協力先への前払い、制作費、人件費等の支払予定をまとめました。すでに受け取った金額についても、今後の配信や精算に必要となる分を把握し、口座残高だけで新しい案件への支出を判断しないよう、案件別の資金予定を整理しました。

-最後に、顧客別・サービス別の管理資料と月次の試算表を照合しました。広告の取扱額、サービス収入、外注費、自社の対応コストを分けて確認し、日本語・中国語の資料を経営者が理解しやすい形につなげました。広告効果を示すレポートとは別に、代理店自身がどの業務で利益を得ているのかを確認する資料を整えました。