-外国人経営者が日本で法人を設立し、在日外国人に向けて、日常生活や職場で使う日本語を学ぶ教室を運営していました。受講者の目的や習熟度に合わせ、少人数のグループレッスンと個別レッスンを提供していました。

-受講料には、毎月支払う月謝制と、一定回数のレッスンをまとめて購入するプランがありました。複数月分の授業料が先に入金される一方、講師への支払いや教室家賃はその後も継続して発生するため、「今月いくら入金されたか」と「今月の授業からどれくらい利益が生まれたか」を区別して把握しにくい状態でした。

-申込書、受講者一覧、出席記録、入金記録が別々に管理されており、一人の受講者について、どのコースを契約し、いくら支払い、どこまで授業を受けたのかを確認するために、複数の資料を照合する必要がありました。日本語と中国語等の連絡内容が担当者ごとに分かれ、変更事項が経理側へ十分に共有されないこともありました。

-た、仕事の都合による欠席・振替、コース変更、休会、途中退会などへの対応がありました。授業の実施状況と料金の精算状況がつながっていないと、「今後も提供する必要がある授業はどれか」「追加請求や返金の確認が必要な受講者は誰か」を把握しにくくなっていました。

-講師の費用についても、授業時間だけでなく、教材準備、課題の確認、受講者への連絡などに時間がかかっていました。受講者数や学費収入は把握していても、コースごとに必要な講師の稼働や運営費まで整理されておらず、教育の質を維持しながら、どのような料金・クラス編成で教室を続けていくかを判断するための情報が不足していました。

-まず、「問い合わせ・体験授業 → 申込み → 受講料の支払い → 授業実施 → 振替・変更対応 → コース終了・継続」までの業務フローを確認しました。受講者への案内、授業管理、経理処理の間で、どの情報を共有する必要があるのかを整理しました。

-受講者ごとに管理番号を設け、契約コース、受講期間、契約回数、料金、入金状況、授業実施記録を関連付けました。日本語・中国語等で受け付けた申込みや変更連絡も、必要事項を共通の管理表へ反映し、担当者や使用言語が変わっても、同じ受講情報を確認できる方法を整えました。

-受講料については、入金された金額をそのまま当月の売上とするのではなく、月謝制・回数制それぞれの契約内容と、授業提供の実態を確認しました。単純に出席回数だけで判断せず、適用する会計処理を確認しながら、当月の売上と、今後のサービス提供に対応する前受金を区別して管理できるよう整理しました。

-欠席・振替・休会・コース変更については、受付日、変更内容、残りの受講予定、料金への影響を記録する方法を整えました。途中退会についても、契約条件と適用法令を確認するための資料を整理し、返金が確定した金額と、まだ確認中の内容を区別しました。個別の法的判断が必要な事項は、専門家への確認事項として分けました。

-講師への給与・報酬については、担当コース、授業時間、準備や課題確認などの業務内容と対応させて確認しました。利用可能な勤務・作業記録をもとに、教室で授業をしている時間だけでなく、授業を成立させるために必要な業務も含めて、講師コストを把握する方法を検討しました。

-グループレッスンと個別レッスンについて、受講料収入、講師コスト、教材費、教室利用に関係する費用を整理しました。複数コースに共通する家賃や運営費は、合理的な基準で配分するか、共通費として別に示すことで、コースごとの採算と教室全体の利益を混同しないようにしました。

-さらに、在籍人数だけでなく、実際の受講人数、開講回数、クラスごとの参加状況など、確認可能な運営データを会計数字とあわせて整理しました。同じ人数の受講者がいても、個別対応が多い場合と、グループで授業を行う場合では、必要な講師時間がどう変わるのかを確認できるようにしました。

-最後に、受講者別の前受金等の管理資料と月次の試算表を照合し、今後の授業予定、講師への支払い、家賃、確定した返金予定を資金繰りに反映しました。口座残高だけを見るのではなく、すでに受け取った学費に対して、これからどの程度の費用負担があるのかを経営者が確認できるようにしました。