-外国人経営者が日本で法人を設立し、日本企業向けに業務システムやWebアプリケーション等の受託開発を行っていました。日本側でお客様との打ち合わせや進行管理を担当し、開発工程の一部は海外の協力会社やエンジニアへ委託していました。

-日本側の見積書・契約書と、海外側の開発契約・請求書・作業報告が別々に管理されていたため、「日本で受けたこの案件に対して、海外へいくら支払い、どこまでの作業が完了しているのか」をまとめて確認しにくい状態でした。通帳に記載された海外送金額だけでは、対象の案件や開発内容まで把握できませんでした。

-当初は受注金額と海外への委託費との差額から利益を見込んでいましたが、実際には、日本側での要件確認、翻訳・連絡調整、テスト、修正依頼、納品前の確認などにも時間がかかっていました。海外の開発費用だけを見ると採算が合っていても、国内で発生する人件費や対応時間まで含めると、想定ほど利益が残っていない案件がありました。

-また、お客様からの追加機能の依頼や仕様変更が、メールやチャットで随時発生していました。当初の契約に含まれる作業と、追加見積が必要な作業の区別が十分に共有されておらず、受注金額が変わらないまま開発費用や作業時間が増えることが課題となっていました。

-資金面では、海外への開発費用や国内スタッフの給与を継続して支払う一方、お客様からの入金は契約時・工程完了時・検収後などに分かれていました。さらに、納品後の月額保守も並行していたため、進行中の開発、今後の入金、保守対応に必要な費用を分けて把握することが求められていました。

-まず、「相談・見積 → 契約 → 要件確認 → 開発 → テスト → 納品・検収 → 請求・入金 → 保守運用」までの業務フローを確認しました。日本法人が担当する業務と、海外へ委託している業務を整理し、それぞれの収入・費用がどの工程で発生しているのかを確認しました。

-案件ごとに管理番号を設定し、日本のお客様との契約書・請求書と、海外側の契約書・請求書・作業報告を関連付けました。日本語・中国語等の資料についても、案件名や表記が異なる場合は対応関係を整理し、言語や書類の形式が違っても、一つのプロジェクトとして確認できる管理方法を整えました。

-お客様との契約について、開発内容、成果物、工程ごとの確認条件、請求条件を整理しました。入金額や請求日だけで売上を判断するのではなく、適用する会計処理と実際のサービス提供状況を確認し、受注金額、会計上の売上、請求済額、入金済額を区別して把握できる状態を目指しました。

-海外への支払いについては、契約先、送金先、対象業務、支払通貨、作業期間を確認しました。複数案件分をまとめて支払っている場合も、どの案件の費用かを整理し、外貨建ての請求金額と円換算額、送金手数料等の関係を確認できるようにしました。

-案件別の採算については、海外への委託費だけでなく、日本側の進行管理、打ち合わせ、テスト、修正確認などにかかった作業時間も確認しました。利用可能な作業記録をもとに人件費の配分方法を検討し、案件専用のクラウド利用料等も整理することで、開発を完了させるまでに必要なコスト全体を把握しやすくしました。

-追加機能や仕様変更については、当初の契約範囲、追加費用の合意状況、海外側への追加発注、残りの作業見込みを整理しました。まだ合意できていない追加料金を確定した収入と混同せず、すでに発生した費用と、完成までに必要となる費用の両方から、案件の採算を確認できる資料を整えました。

-納品後の保守運用についても、開発案件とは分けて、月額料金、対応範囲、実際の対応時間、クラウド等の利用料を確認しました。定額料金の中に含まれる対応と、別途相談・見積が必要な追加開発を整理し、継続収入の金額だけでは見えない保守業務の負担を把握できるようにしました。

-最後に、案件管理の情報と月次の試算表、入出金予定を照合しました。海外への支払い、国内の人件費、納品後の回収予定をあわせて確認し、経営者へは勘定科目の説明だけでなく、「どの案件で費用が増えたのか」「どの入金が遅れると資金に影響するのか」を実際の開発業務に沿って説明しました。