-外国人材の採用を希望する日本企業に対し、候補者の募集・紹介、面談調整、入社までの連絡対応などを行い、採用企業から紹介手数料を受け取る事業を運営していました。

-案件ごとに内定日、入社日、請求日、入金日が異なり、営業側が把握する採用状況と、経理側が確認する請求・入金の情報が十分につながっていませんでした。そのため、「これから売上になる予定の案件」「すでに売上が発生している案件」「まだ代金を回収できていない案件」の区別が分かりにくい状態でした。

-介までには、求人広告費、募集媒体の利用料、通訳・翻訳費、提携先への業務委託費などが発生していました。しかし、これらの費用と案件との関係が整理されておらず、紹介料の金額は分かっても、一件の採用につなげるために、どれくらいの費用がかかっているのかを把握しにくくなっていました。

-また、一部の契約には、紹介した人材が一定期間内に退職した場合、紹介料の一部を返金する条件がありました。入社後の状況と返金条件が経理側へ十分に共有されていないと、返金対応や資金の見通しを確認しにくいことも課題でした。

-紹介件数が増える一方で、採用に至らなかった案件への対応や、候補者の募集・面談にかかる人件費も発生していました。経営者としては、成約件数や売上高だけでなく、「どのような案件が利益につながり、事業全体でどれだけ収益を確保できているのか」を確認する必要がありました。

-まず、「求人依頼 → 候補者募集 → 面談・選考 → 内定 → 入社 → 請求 → 入金」までの業務フローを確認しました。営業担当者が管理している採用情報と、契約書・請求書・入金記録を照合し、どの段階で情報が分かれているのかを整理しました。

-採用企業との契約について、紹介料の計算方法、報酬が発生する条件、請求時期、支払期限を確認しました。内定日や入金日だけで機械的に処理するのではなく、契約内容とサービス提供の実態を踏まえ、売上計上の時期・金額を確認できるよう整理しました。

-案件番号を用いて、紹介先企業、入社日、紹介料、請求状況、入金状況を関連付けました。複数名分の紹介料がまとめて入金される場合も、どの案件の代金かを照合し、請求が必要な案件と、請求済みで未回収の案件を分けて確認できる管理方法を整えました。

-早期退職に伴う返金については、契約ごとの対象期間、返金割合、適用条件を確認しました。入社後の状況と対応させ、すでに返金が確定した案件と、今後条件に該当する可能性がある案件を区別し、会計処理や資金の見通しを検討するための情報を整理しました。

-提携先への業務委託費や通訳・翻訳費等についても、誰に、どの業務の対価として支払っているのかを確認しました。案件に直接対応する費用は紹介料と結び付け、紹介料から関連費用を差し引いた段階で、どれくらいの利益が残るのかを確認しやすくしました。

-一方、募集広告費や自社スタッフの人件費など、複数の案件に共通する費用は別に整理しました。採用に至らなかった案件への対応も含め、成約した案件だけを見て事業全体の利益を判断しないよう、案件別の採算と会社全体の損益を分けて確認できる形にしました。

-採用企業からの入金予定と、提携先への支払い、広告費、人件費、返金予定をまとめ、資金の動きも確認しました。入社予定の案件による収入見込みは、すでに発生している売掛金と分けて管理し、今後の募集活動に使える資金を検討できるようにしました。

-最後に、案件管理の情報と月次の試算表を照合し、紹介料、返金、関連費用、未回収金の内容を経営者へ説明しました。「何人紹介したか」だけでなく、「その紹介が売上・利益・資金にどうつながっているか」を、毎月確認できる会計管理を目指しました。