-住宅・店舗の内装工事やリフォームを手がけ、材料の手配や協力業者への発注を行いながら、複数の現場を並行して進めていました。

-経営者は、見積の作成、現場確認、お客様との打ち合わせ、職人の手配などに追われ、会計資料の整理は後回しになっていました。請求書やレシートは保管していたものの、**「どの現場で発生した費用なのか」**が分からない資料もあり、工事ごとの原価を把握しにくい状態でした。

-特に、複数の現場で使用する材料をまとめて購入した場合や、協力業者から複数工事分の請求をまとめて受けた場合には、会社全体の支払額は分かっても、それぞれの工事にいくらかかったのかを確認することが難しくなっていました。

-また、施工途中で追加工事や仕様変更が発生すると、材料費や外注費が当初の想定より増えることがありました。しかし、追加費用とお客様への請求内容が十分に整理されておらず、「見積では利益が出るはずだったのに、工事が終わると思ったほど残っていない」という状況の原因を確認しにくくなっていました。

-さらに、お客様からの着手金・中間金・残金の入金と、材料会社・協力業者への支払時期が異なるため、現在の口座残高だけでは今後使える資金を判断できませんでした。工事ごとの採算に加え、進行中の工事でこれから必要となる支払いまで把握することが課題となっていました。

-まず、見積・受注から材料の発注、施工、請求、代金回収まで、実際の業務フローを確認しました。誰から、どのような条件で工事を受け、どの業者へ何を発注しているのかを整理し、工事と会計数字の関係を確認しました。

-工事ごとに現場名や管理番号を設け、見積書、注文関係資料、材料の納品書、協力業者からの請求書、入出金記録を関連付けました。現場で購入した材料のレシートにも現場名を記録するなど、日常業務の中で無理なく続けられる資料管理方法を整えました。

-材料費、外注費、運搬費、廃材処分費などについて、どの工事に関連する支出なのかを確認しました。あわせて、工事に直接関係する費用と、事務所家賃など会社全体の運営に必要な経費を区別し、費用の構成を把握しやすくしました。

-自社スタッフが施工を行う場合には、確認できる作業記録等をもとに、各工事に必要となった人件費も整理しました。複数の現場に関係する費用については配分方法を検討し、毎月同じ考え方で比較できるようにしました。

-追加工事・仕様変更については、内容、金額の合意状況、追加発注した材料や作業、お客様への請求状況を確認しました。当初の見積と追加分を分けて管理し、どの変更が採算に影響しているのかを確認できるよう整理しました。

-進行中の工事については、すでに発生した費用だけでなく、完成までに今後必要となる材料費や外注費の見込みも確認しました。請求書が届いた金額だけで判断せず、工事完了までを見通して採算を検討できる管理資料を整えました。

-お客様からの着手金・中間金・残金についても、契約内容や工事の進捗、請求・入金状況と対応させて整理しました。受注金額、会計上の売上、実際の入金を混同せず、「どこまで請求し、いくら回収できているのか」を確認できるようにしました。

-材料会社や協力業者への支払予定を、お客様からの入金予定とあわせて整理しました。進行中の工事で必要となる資金を確認し、新しい工事を受注する際にも、先行する材料購入や外注費の支払いを検討できるようにしました。

-最後に、工事ごとの管理資料と月次の試算表を照合し、現場の数字と会社全体の数字をつなげました。単に会計処理を完了させるのではなく、経営者自身が「どの工事に費用がかかり、どこで利益が生まれているのか」を理解できる状態を目指しました。