-海外倉庫を活用し、顧客の商品について、入庫、保管、検品、梱包、出庫、発送等の物流サービスを提供していました。

-業務の性質上、自社の商品だけではなく、顧客から預かった商品を倉庫で保管・管理するケースがあり、倉庫内の商品すべてが自社の在庫というわけではありませんでした。

-また、保管料や作業料等の自社サービス収入だけでなく、国際送料や現地物流費等を一時的に顧客に代わって支払う取引や、取引形態によっては顧客に代わって資金を受け取るケースもありました。

-そのため、銀行口座には多くの入出金が発生する一方で、「どこまでが自社の売上なのか」「どこからが顧客から預かった資金なのか」「どの支払いが自社の費用で、どれが顧客のための立替なのか」が分かりにくくなっていました。

-銀行口座の入金額や出金額だけを基準に会計処理をすると、実際の事業収益と資金移動との関係が見えにくくなるため、取引の実態に沿った整理が必要な状態でした。

-まず、実際の物流フローと契約内容を確認し、「顧客からの依頼 → 商品入庫 → 保管 → 検品・梱包等の作業 → 出庫・発送 → 顧客への請求 → 入金・精算」までの流れを整理しました。

-倉庫内の商品については、自社が所有する商品と顧客から預かっている商品を区別し、物流上の商品数量と会計上の在庫を混同しないよう整理しました。

-収入についても、保管料、入出庫作業料、検品・梱包料、発送関連サービス料等について内容を確認し、会社が提供したサービスの対価を把握できるようにしました。

-一方、顧客のために一時的に負担した物流費等については、契約内容や実際の取引関係を確認したうえで、自社の費用となる取引と、顧客との精算が必要な取引を区別して管理できるよう整理しました。

-顧客に代わって資金を受け取る取引がある場合についても、入金された金額をそのまま自社売上と判断するのではなく、誰から、何の目的で受け取り、その後誰にいくら支払う資金なのかを確認できるようにしました。

-最終的に、商品・請求・入金・支払を取引先や案件ごとに対応させ、銀行口座の資金移動だけではなく、実際の物流業務と会計数字をつなげて確認できる管理体制を整えました。