-海外顧客からの商品依頼に応じて、日本国内の店舗等で商品を仕入れ、EMSや国際物流業者を利用して海外へ輸出する事業を行っていました。

-仕入先が多数あり、1回あたりの購入金額も大小さまざまであるため、日々大量のレシートや領収書が発生していました。

-また、仕入代金の支払方法も法人カードや銀行口座だけではなく、代表者個人のクレジットカード、WeChat Pay（微信支付）、Alipay（支付宝）等による立替払いや、商品券・各種金券等を利用した購入があり、会社の仕入と実際の資金の流れを整理する必要がありました。

-当初は、仕入時・輸出時に「何の資料を保存しておかなければならないのか」が十分に整理されておらず、36GSが会計処理や輸出取引の確認に必要な資料を依頼しても、すでに資料が残っておらず提出できないケースがありました。

-さらに、輸出免税の適用を考えるうえでは、単に「海外へ商品を発送した」という事実だけではなく、国内での仕入、海外への販売、輸出の事実、そして最終的な代金回収までを一連の取引として確認できる状態にする必要があり、日常的な証憑管理の整備が課題となっていました。輸出免税には取引区分に応じた輸出証明書類の保存が必要です。

-まず、「海外顧客からの受注 → 日本国内での仕入 → 支払 → 商品管理 → 輸出 → 海外顧客への請求 → 売掛金回収」まで、実際の業務フローを一つずつ確認しました。

-国内での商品仕入について、レシート・領収書・適格請求書等、会計・消費税の処理に必要となる資料を整理し、購入時点から保存する運用ルールを整えました。

-代表者個人のクレジットカード、WeChat Pay、Alipay等で法人の商品を購入した場合については、法人の仕入と代表者による立替払いを区別し、誰が・何を・いくらで購入し、どの資金から支払ったのかを確認できるよう整理しました。

-商品券・各種金券等を利用した仕入についても、金券の購入と実際の商品購入を混同せず、実際の取引内容と資金の流れを確認したうえで会計処理を整理しました。

-EMSを利用した輸出については、発送方法や金額に応じて必要となる発送・輸出関係資料を確認し、Invoice、発送伝票、引受けを証する書類等を取引ごとに保存できる管理方法を整えました。現行制度では、20万円以下のEMS等と20万円超の郵便物では輸出免税の証明として求められる資料が異なります。

-Invoiceについても、単なる物流用書類として扱うのではなく、実際の海外顧客への販売内容・数量・金額との整合性を確認できるよう整理しました。国税庁は郵便物の輸出における資産価額について、原則として現実の決済金額、例えば輸出物品の販売金額としています。

-国際物流業者を利用する取引については、誰が輸出者となっているのか、輸出許可関係資料を取得できるのかを確認し、実際の輸出形態に応じて必要資料を整理しました。

-複数荷主の商品をまとめて輸出するなど、実際の輸出者と輸出申告上の名義が異なる取引については、輸出許可関係資料だけでなく、取引形態に応じて「消費税輸出免税不適用連絡一覧表」等を含む必要資料の有無を確認する運用としました。国税庁も、一定の名義貸しに係る輸出取引について、実際の輸出者側と名義人側それぞれに必要な措置を示しています。

-最後に、海外へ発送して終わりにするのではなく、海外顧客に対する売掛金が最終的にどのような方法で回収されたのかまで確認し、Invoice・輸出資料・入金記録をつなげて確認できる管理体制を整えました。